SOP Bagian Kepegawaian

No

Uraian Kegiatan

Uraian Pelayanan

Unit/Pejabat Terkait

Waktu Penyusunan

Ket

A.

SOP Surat Masuk / Surat Keluar

1.      Merima surat/berkas     yang sudah disposisi dan memaraf serta mengembalikan lembar disposisi warna kuning ke bagian Umum.

2.    Menelaah surat/berkas yang diterima sesuai dengan disposisi.

3.      Mengarsipkan ke dalam file surat masuk yang tidak ditindak lanjuti.

4.      Jika surat/ berkas memerlukan balasan maka dibuat surat balasan.

5.      Mengetik surat yang perlu ditindak lanjuti.

6.      Meneliti dan memeriksa surat/berkas yang telah dibuat oleh bagian kepegawaian yang  akan diserahkan kepada Panitera/Sekretaris melalui Wasek.

7.      Meneliti dan memeriksa surat/berkas yang telah dibuat oleh bagian Kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada Wakil/Ketua untuk ditandatangani.

8.      Menandatangani surat/berkas yang telah di paraf oleh Panitera/ Sekretaris dan Wakil Sekretaris.

9.      Mendaftarkan dan memberi nomor surat.

10.  Mengirim surat/berkas.

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Wakil Sekretaris

Panitera/ Sekretaris

Ketua PA

Umum

Umum

5 Menit

10 Menit

30 Menit

15 Menit

10 Menit

10 Menit

10 Menit

3 Menit

1 Menit

B.

SOP Usul Kenaikan Pangkat

1.      Mengkonsep kenaikan pangkat pegawai yang mengalami kenaikan pangkat.

2.      Menerima kelengkapan berkas kenaikan pangkat

3.      Meneliti kembali berkas usulan.

4.      Melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk ditandatangani.

5.      Menaikkan usulan pangkat ke Wakil Sekretaris dan paraf Wakil Sekretaris.

6.   Menaikkan usulan berkas kenaikan pangkat ke Panitera/ Sekretaris dan paraf Panitera/Sekretaris.

7.      Mengajukan berkas usulan kenaikan  pangkat       ke Ketua.

8.      Menandatangani     pengantar berkas usulan kenaikan pangkat.

9.      Menyerahkan berkas usulan pangkat ke bagian umum untuk dikirim ke Instansi yang berwenang untuk proses selanjutnya.

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian/ Wakil Sekretaris

Kepegawaian/ Panitera Sekretaris

Kepegawaian

Ketua PA

Kepegawaian/ Umum

30 Menit

15 Menit

30 Menit

15 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

C.

SOP Kenaikan Gaji Berkala

1.      Menyiapkan  blanko  KGB, SK pangkat terakhir, SK Penyesuaian gaji atau SK KGB terakhir.

2.  Membuat       konsep       dan menaikan ke Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris.

1.      Meneliti dan memberi paraf.

2.      Menaikkan ke Ketua PA untuk disetujui/di ACC.

3.      Menandatangani SK dan diturunkan kebagian Kepegawaian.

4.      Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan.

5.      Menyerahkan ke bagian Keuangan untuk proses selanjutnya.

Kepegawaian

Kepegawaian

Wakil Sekretaris, Panitera/

Sekretaris

Kepegawaian

Ketua PA

Kepegawaian

Kepegawaian

15 Menit

30 Menit

10 Menit

2 Menit

15 Menit

5 Menit

5 Menit

D.

SOP Pengajuan Cuti

1.      Menyerahkan blanko cuti kepada pegawai yang mengajukan cuti dan menerima kembali blangko yang telah terisi.

2.      Meneliti  sisa  cuti   pegawai yang mengajukan cuti dan mengoreksi lama cuti yang diambil

3.      Memerintahkan pegawai untuk mengajukan kepada atasan langsung.

4.      Memeriksa formulir cuti     yang telah diajukan pegawai kepada atasan langsung.

5.      Mengembalikan formulir cuti kepada pegawai yang bersangkutan apabila tidak disetujui/ditunda.

6.      Meneruskan formulir cuti kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti, apabila cuti yang bersangkutan disetujui atasan langsung.

7.      Pegawai  membuat laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan sebelum cuti.

8.      Pegawai melaksanakan cuti

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Pegawai yang bersangkutan

5 Menit

10 Menit

30 Menit

30 Menit

10 Menit

10 Menit

30 Menit

E.

SOP Usulan Taspen, Karpeg, Karis/Kartu

1.      Membuat konsep usulan Taspen, Karpeg, Karis/Kartu.

2.      Menerima kelengkapan berkas usulan.

3.      Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani Panitera/Sekretaris

4.      Menaikkan usulan ke Wakil Sekretaris.

5.      Wakil Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui.

6.      Menaikkan usulan    ke Panitera/Sekretaris.

7.      Panitera/Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui.

8.      Menaikkan usulan ke Ketua.

9.      Menandatangani usulan.

10.  Menerima kembali usulan dan menyerahkan kebagian umum untuk dikirimkan ke Instansi yang berwenang untuk di proses selanjutnya.

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Wakil Sekretaris

Kepegawaian

Panitera/Sekretaris

Kepegawaian

Ketua PA

Kepegawaian/

Umum

30 Menit

5 Menit

15 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

5 Menit

F.

Sop Usul Mutasi

1. Pegawai  mengajukan usulan pindah/mutasi ke instansi melalui bagian kepegawaian.

2.  Menyerahkan  berkas usulan   mutasi kebagian umum untuk proses disposisi dan persetujuan.

3. Panitera/Sekretaris meneliti dan menelaah usulan.

4. Ketua Pengadilan Agama meneliti dan menelaah usulan.

5. Berkas usulan kembali kebagian kepegawaian.

6. Berkas usulan didaftarkan untuk dibahas dalam rapat TPM.

7. Melaporkan hasil rapat ke KPA.

8. Membuat usulan pindah/ mutasi apabila berkas usulan yang di ajukan disetujui oleh TPM, Panitera/Sekretaris dan Ketua Pengadilan Agama.

9. Memberitahukan kepada yang bersangkutan apabila berkas tidak disetujui  oleh TPM, Panitera/Sekretaris dan KPA.

10.  Menaikkan usulan ke Wakil Sekretaris untuk di paraf.

11.  Menaikkan usulan ke Panitera/Sekretaris untuk di paraf.

12.  Menaikkan usulan ke Ketua.

13.  Ketua menandatangani usulan.

14.  Berkas usulan diterima kembali bagian kepegawaian dan diteruskan ke bagian umum untuk di kirim ke Instansi yang berwenang untuk proses lebih lanjut.

Pegawai yang bersangkutan

Kepegawaian

Panitera/

Sekretaris

Ketua PA

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Ketua PTA

Kepegawaian/

Umum

2 Menit

2 Menit

30 Menit

30 Menit

5 Menit

10 Menit

10 Menit

30 Menit

30 Menit

10 Menit

10 Menit

10 Menit

15 Menit

10 Menit

G.

SOP Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan

1.      Menyiapkan SK Pangkat dan SK Jabatan terakhir

2.      Membuat konsep dan menaikkan ke Wakil Sekretaris dan Panitera / Sekretaris

3.      Meneliti dan memberi paraf

4.      Menaikkan ke KPA untuk di setujui/ di ACC

5.      Menandatangani SPMJ dan diturunkan ke bagian kepegawaian

6.      Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan dan

ke bagian keuangan untuk proses selanjutnya.

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian/ Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris

Kepegawaian

Ketua PA

Kepegawaian/ Keuangan

30 Menit

30 Menit

10 Menit

5 Menit

15 Menit

10 Menit

H.

SOP Pembuatan DUK, DUS, dan Bezzeting Formasi

1.      Menyiapkan SK Pangkat dan SK Jabatan terakhir

2.      Membuat konsep dan menaikkan ke Wakil Sekretaris dan Panitera / Sekretaris

3.      Meneliti dan memberi paraf

4.      Menaikkan ke Ketua PTA untuk di setujui/ di ACC

5.      Menandatangani DUK, DUS dan Bezetting Formasi dan diturunkan ke bagian kepegawaian

6.      Mengumumkan DUK, DUS dan Bezetting Formasi pada papan pengumuman.

7.      Menerima konsep yang sudah diACC KPA dan dibuat dalam bentuk jadi

8.      Meneliti kembali dan memberi paraf

9.      Menaikkan ke Ketua PA untuk di setujui/ di ACC

10.  Menandatangani DUK, DUS dan Bezetting Formasi dan diturunkan ke bagian kepegawaian

11.  DUK, DUS dan Bezetting Formasi diberi Stempel dan dikirim dan di arsipkan

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian/ Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris

Kepegawaian

Ketua PTA

Kepegawaian/ Umum

Kepegawaian

Kepegawaian/ Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris

Kepegawaian

KPA

Kepegawaian/

Umum

30 Menit

30 Menit

30 Menit

5 Menit

15 Menit

10 Menit

30 Menit

30 Menit

10 Menit

10 Menit

15 Menit

I.

SOP Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan            ( DP-3)

1.      Menyiapkan DP3 tahun sebelumnya, SK Pangkat Terakhir dan SK Jabatan Terakhir

2.      Menyiapkan blanko DP3

3.      Menaikkan blanko DP3 dan disertai  DP3  tahun sebelumnya ke Pejabat Penilai pada tiap-tiap bagian

4.      Mengambil kembali blanko konsep DP3 yang telah diisi oleh pejabat penilai dan atasan pejabat penilai

5.      Menyerahkan blanko konsep DP3 kepada masing-masing pegawai untuk di paraf dan membuat catatan keberatan dari pegawai yang bersangkutan jika ada.

6.      Menghitung nilai dan mengetik blanko DP3

7.      Menandatangani DP3 oleh Pegawai yang bersangkutan, Pejabat Penilai dan atasan Pejabat Penilai

8.      Mengirimkan DP-3 KPA, WKPA, Ke KPTA untuk ditandatangani sbg atasn dan atasan pejabat penilai

9.      Menyerahkan DP3 kepada Pegawai yang bersangkutan

10.  Mengarsipkan

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Keuangan, Umum, Panitera Muda, Wasek dan Pansek

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Keuangan, Umum, Panitera Muda, Wasek dan Pansek

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

15 Menit

15 Menit

10 Menit

10 Menit

15 Menit

30 Menit

30 Menit

20 Menit

10 Menit

10 Menit

J.

SOP In Passing

1.      Menyiapkan SK Inpassing tahun sebelumnya SK Pangkat dan SK Jabatan terakhir

2.      Menyiapkan Surat Edaran Menteri Keuangan

3.      Membuat konsep SK In Passing dan menaikkan ke Wakil Sekretaris dan Panitera / Sekretaris

4.      Meneliti dan memberi paraf

5.      Menaikkan ke Ketua PA untuk di setujui/ di ACC

6.      Menandatangani SK In Passing dan diturunkan ke bagian kepegawaian

7.      Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan

8.      Menyerahkan ke bagian keuangan untuk proses selanjutnya.

9.      Mengarsipkan.

Kepegawaian

Kepegawaian/

Keuangan

Kepegawaian

Kepegawaian/ Wakil Sekretaris dan Panitera/ Sekretaris

Kepegawaian

Ketua PA

Kepegawaian/ Umum

Kepegawaian

30 Menit

5 Menit

30 Menit

15 Menit

10 Menit

15 Menit

10 Menit

5 Menit

K.

SOP Surat Pernyataan Pembayaran Tunjangan Keluarga ( KP4)

1.      Menyiapkan KP4 tahun sebelumnya, Data Kelurga Pegawai,  SK Pangkat dan SK Jabatan terakhir

2.      Membuat konsep SK In Passing dan menaikkan ke Wakil Sekretaris dan Panitera / Sekretaris

3.      Meneliti dan memberi paraf

4.      Memberikan konsep KP4 kepada Pegawai yang bersangkutan untuk dikoreksi jika ada kesalahan dan di tandatangani oleh pegawai yang bersangkutan

5.      Mengetik kembali KP4 yang telah dikoreksi oleh Pegawai yang bersangkutan.

6.      Menandatangani KP4 dan diturunkan ke bagian kepegawaian

7.      Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan dan

ke bagian keuangan untuk proses selanjutnya.

8.      Mengarsipkan.

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Ketua PA

Kepegawaian/ Umum

Kepegawaian

30 Menit

30 Menit

10 Menit

15 Menit

30 Menit

15 Menit

10 Menit

5 Menit

L.

SOP Hukuman Disiplin Ringan

1.      Mempersiapkan berkas/ data atas pelanggaran yang telah dilakukan oleh PNS

2.      Melaksanakan pemanggilan kepada PNS yang di duga melakukan pelanggaran.

3.      Melaksanakan pemeriksaan terhadap PNS yang bersangkutan bersama dengan Tim pemeriksa yang di tunjuk.

4.      Jika PNS yang bersangkutan ternyata terbukti melakukan pelanggaran disiplin sesuai dengan hasil pemeriksaan maka dibuat konsep surat keputusan penjatuhan hukuman disiplin.

5.      Meneruskan konsep tersebut ke Wakil Sekretaris, Panitera/ Sekretaris dan KPA

6.      Menjadikan  konsep yang disetujui oleh Ketua, jadi Surat Keputusan

7.      Meneruskan SK tersebut ke Wakil Sekretaris, Panitera / Sekretaris dan Ketua

8.      SK yang sudah  ditanda tangani oleh Ketua , diberi nomor dan di stempel

9.      SK tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan dan isntansi terkait melalui bagian umum

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian/ Umum

30 Menit

15 Menit

60 Menit

15 Menit

5 Menit

10 Menit

15 Menit

5 Menit

15 Menit

M

SOP Hukuman Disiplin Sedang

1.      Mempersiapkan berkas/data atas pelanggaran yang telah dilakukan oleh PNS

2.      Melaksanakan pemanggilan kepada PNS yang di duga melakukan pelanggaran.

3.      Melaksanakan pemeriksaan terhadap PNS yang bersangkutan bersama dengan Tim pemeriksa yang di tunjuk.

4.      Jika PNS yang bersangkutan ternyata terbukti melakukan pelanggaran disiplin sesuai dengan hasil pemeriksaan maka dibuat konsep surat keputusan penjatuhan hukuman disiplin.

5.      Meneruskan konsep tersebut ke Wakil Sekretaris, Panitera/ Sekretaris dan KPA

6.      Menjadikan konsep yang disetujui oleh Ketua, menjadi Surat Keputusan

7.      Meneruskan SK tersebut ke Wakil Sekretaris, Panitera / Sekretaris dan Ketua

8.      Setelah ditandatangani oleh Ketua , SK tersebut diberi nomor dan di stempel

9.      SK tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan melalui bagian umum

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian/ Umum

30 Menit

15 Menit

60 Menit

10 Menit

5 Menit

10 Menit

15 Menit

10 Menit

15 Menit

N

SOP Hukuman Disiplin Berat

1.      Mempersiapkan berkas/ data atas pelanggaran yang telah dilakukan oleh PNS

2.      Melaksanakan pemanggilan kepada PNS yang di duga melakukan pelanggaran.

3.      Melaksanakan pemeriksaan terhadap PNS yang bersangkutan bersama dengan Tim pemeriksa yang di tunjuk.

4.      Jika PNS yang bersangkutan ternyata terbukti melakukan pelanggaran disiplin tingkat berat maka hasil pemeriksaan dilaporkan ke Ketua PA.

5.      Setelah menerima hasil disposisi  dari Ketua selanjutnya mengonsep surat untuk diteruskan ke jenjang yang lebih tinggi.

6.      Konsep diteruskan ke Wakil Sekretaris, Panitera/ Sekretaris  dan KPA

7.      Konsep di ACC Ketua, selanjutnya di buat dalam bentuk jadi.

8.      Surat dinaikkan ke Wakil Sekretaris, Panitera / Sekretaris dan Ketua PA.

9.      Selanjutnya surat tersebut dikirim ke jenjang yang menjadi kewenangannya melalui bagian umum.

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian/Umum

30 Menit

15 Menit

30 Menit

10 Menit

10 Menit

15 Menit

10 Menit

15 Menit

10 Menit

O.

SOP Tanda Kehormatan Satya Lencana Karya Satya

1.      Menerima kelengkapan berkas usulan.

2.      Membuat konsep usulan Tanda Kehormatan Satya Lencana Karya Satya.

3.      Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani Panitera/Sekretaris

4.      Menaikkan usulan ke Wakil Sekretaris.

5.      Wakil Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui.

6.      Menaikkan usulan    ke Panitera /Sekretaris.

7.      Panitera/Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui.

8.      Menaikan berkas usulan ke Ketua untuk ditandatangani

9.      Menandatangani usulan.

10.  Menerima kembali usulan dan menyerahkan kebagian umum untuk dikirimkan ke jenjang yang lebih tinggi untuk di proses selanjutnya.

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Wasek

Kepegawaian

Panitera/

Sekretaris

Kepegawaian

Ketua PA

Kepegawaian/

Umum

30 Menit

5 Menit

15 Menit

2 Menit

10 menit

2 Menit

2 Menit

2 Menit

20 Menit

5 Menit

Q.

SOP  Surat Izin

Belajar

1.      Menerima kelengkapan berkas usulan Surat Izin Belajar.

2.      Membuat konsep usulan  Surat Izin Belajar.

3.      Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani Panitera/Sekretaris

4.      Menaikkan usulan ke   Wakil Sekretaris.

5.      Wakil Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui.

6.      Menaikkan usulan ke Panitera/ Sekretaris.

7.      Panitera/Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui.

8.      Menaikkan berkas usulan ke Ketua.

9.      KPA Menandatangani Pengantar usulan.

10.  Menerima kembali usulan dan menyerahkan kebagian umum untuk dikirimkan ke Jenjang yang lebih tinggi untuk  proses selanjutnya.

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Wasek

Kepegawaian

Panitera/

Sekretaris

Kepegawaian

Ketua PA

Kepegawaian/Umum

30 Menit

5 Menit

15 Menit

2 Menit

2 Menit

2 Menit

2 Menit

2 Menit

15 Menit

20 Menit

R.

SOP Pelantikan Hakim, Panitera dan Pegawai

1.      Menyiapkan  SK Jabatan terakhir

2.      Membuat konsep  Naskah Sumpah, Naskah Pelantikan, Berita Acara Pengambilan Sumpah Jabatan dan Naskah serah terima jabatan jika yang akan dilantik memegang jabatan /kewenangan yang harus diserahterimakan

3.      Meneliti dan memberi paraf konsep naskah-naskah

4.      Menaikkan konsep naskah ke Wakil Sekretaris, Panitera Sekretaris dan Ketua PA untuk dikoreksi

5.      Mengetik kembali naskah naskah yang telah dikoreksi untuk digandakan

6.      Mempersiapkan acara pelantikan berkoordinasi dengan bagian Umum dan Keuangan

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian

Kepegawaian/ Umum

5 Menit

30 Menit

10 Menit

20 Menit

15 Menit

30 Menit