SOP Bagian Umum

No.

Uraian Kegiatan

Keterangan Pelaksanaan

Unit/ Pejabat Terkait

Waktu Pelaksana

Ket

I

SOP Administrasi Tata Persuratan

a.  Surat Masuk

1. Penerimaan surat masuk

-    Menerima dan meneliti kebenaran surat dan mengembalikan surat yang salah alamat

-    Mensortir dan memisah-misahkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi, apakah rahasia, penting atau biasa.

2. Pencatatan Surat Masuk

-    Mencatat surat masuk ke dalam kartu kendali surat masuk, dan jika surat bersifat penting dan butuh tindak lanjut segera maka ditambahkan lembar disposisinya.

-    Mencatat seluruh surat masuk dalam buku agenda surat masuk.

3. Pengelolaan surat masuk

-    Setelah surat dicatat dan diklasifikasikan menurut sifatnya, selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada pimpinan melalui Wasek dan Pansek untuk ditindaklanjuti yang dilengkapi dengan lembar disposisi.

-    Pimpinan menerima, kemudian membaca dan meneliti kelengkapan surat masuk yang diterima.

-    Pimpinan memberikan disposisi kemana surat tersebut akan diserahkan dan membubuhkan paraf pada lembar disposisi.

-    Setelah surat didisposisikan oleh pimpinan Pansek / Wasek / Wapan selanjutnya disampaikan kepada masing-masing unit pengolah untuk ditindaklanjuti.

-    Melaksanakan pengelolaan surat masuk berdasarkan isi disposisi.

-    Menyimpan/mengarsipkan surat masuk yang telah selesai pemrosesannya menurut tata cara yang telah ditetapkan.

Petugas

Surat Masuk

Petugas

Surat Masuk

Petugas

Surat masuk

Petugas

Surat Masuk

Petugas

Surat Masuk

Pimpinan

Pimpinan

Petugas

Surat Masuk

Pimpinan

Petugas

Surat Masuk

15 menit

15 menit

15 menit

15 menit

15 menit

15 menit

30 menit

15 menit

15 menit

15 menit

b. Surat Keluar

1.      Membuat konsep surat dan disampaikan kepada bagian pengetikan untuk diketik.

2.      Surat tersebut dicatat dalam agenda Surat Keluar dan diberi nomor dan tanggal oleh petugas yang kemudian dibuat kartu kendali surat keluar yang diparaf petugas

3.      Menyampaikan konsep surat yang telah diketik dan diberi nomor kepada pimpinan untuk mendapat paraf persetujuan dan apabila ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali ke pimpinan.

4.      Konsep yang sudah disetujui oleh Pimpinan dipilah dan digandakan lalu ditandatangani oleh pimpinan

5.      Bagian pengiriman mencatat surat yang akan dikirim kedalam buku ekspedisi surat keluar untuk selanjutnya dikirim ke alamat yang dituju.

Kasub

Umum

Petugas

Penomoran

Petugas

Pengetikan

Petugas Pengetikan

Petugas pengiriman

1 Jam

10 menit

15 menit

15 menit

20 menit

II

SOP Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

a. Keperluan Sehari-hari Perkantoran

b. Pengadaan Barang inventaris kantor/BMN

1.      Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari perkantoran (barang persediaan) yang akan diadakan berdasarkan pengajuan

2.      Membeli barang-barang kebutuhan kantor sehari-hari/ATK sesuai dengan daftar yang telah dibuat dan disetujui pimpinan.

3.      Petugas pengelola barang persediaan menginput data kedalam aplikasi persediaan dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi SIMAK BMN minimal 2 (dua) kali setahun.

4.      Petugas pengelola barang persediaan mendistribusikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan)

5.      Petugas pengelola barang persediaan melakukan opname fisik barang persediaan minimal 2 (dua) kali setahun.

6.      Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan kepada atasannya.

1.      Membuat rencana umum dan pembiayaan pengadaan inventaris dan BMN.

2.      Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang dan diumumkan melalui website

Petugas

Barang Persediaan

Petugas

Barang Persediaan

Petugas

Barang Persediaan

Petugas

Barang Persediaan

Petugas

Barang Persediaan

Petugas

Barang Persediaan

Petugas

Barang Inventaris,

Panitia/

Pejabat

Pengadaan

2 Jam

2 Jam

2 Jam

15 menit

1 Jam

15 Menit

1 Hari

1 Jam

3.      Setelah proses pengadaan pejabat penerima barang memeriksa dan menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang.

4.      Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas aplikasi SIMAK BMN.

5.      Petugas aplikasi menginput data pengadaan ke dalam aplikasi SIMAK BMN.

6.      Kemudian petugas aplikasi SIMAK BMN melakukan rekonsiliasi (menyamakan data) dengan petugas pengelola aplikasi SAKPA setiap bulannya.

7.      Selanjutnya pengelola SIMAK BMN melakukan rekonsiliasi (menyamakan data) dengan KPKNL minimal 2 (dua) kali setahun.

8.      Petugas pengelola SIMAK BMN menyampaikan Barang Milik Negara kepada koordinator Wilayah (Pengadilan Tinggi Jambi) minimal 2 (dua) kali setahun.

Panitia

Penerima

Barang

Panitia

Penerima

Barang

Petugas aplikasi

Petugas

Aplikasi

Petugas

Aplikasi

Petugas

Aplikasi

1 jam

10 menit

1 Jam

2 Jam

2 Hari

2 Hari

III

SOP Pemeliharaan

a. Pemeliharaan Gedung dan bangunan

1.      Gedung Kantor

-          Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung kantor kepada pimpinan secara berjenjang sejak dari pengusulan sampai pelaksanaan pekerjaan

-          Melakukan pemeliharaan gedung kantor dan halaman.Membayar tagihan rekening listrik, air, dan telepon setiap bulannya.

-          Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan gedung kantor dan material yang digunakan.Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas kepada pimpinan secara berjenjang.

2.      Rumah Dinas

-          Melakukan pemeliharaan bangunan rumah dinas.

-          Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan bangunan rumah dinas dan material yang digunakan.

-          Melakukan pemeliharaan bangunan rumah dinas

-          Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan bangunan rumah dinas

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

\Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

15 menit

2 minggu

1,5 Jam

1 Jam

15 menit

1 minggu

30 menit

b. Pemeliharaan Kendaraan    Dinas Roda 2 dan 4

c. Pemeliharaan Peralatan

dan Mesin

1.      Melakukan perawatan kebersihan kendaraan dinas roda 2 dan 4 secara rutin.

2.      Memeriksa dan mengecek kelengkapan kendaraan dinas roda 4 dan 2 secara berkala

3.      Mengganti oli kendaraan dinas roda 4 dan 2 setelah mendapat persetujuan dari PPK dan mencatat waktu penggantian oli untuk kontrol penggantian berikutnya.

4.      Melakukan perbaikan Kendaraan dinas roda 4 dan 2 jika terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK.

5.      Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan.

6.      Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa berlakunya

1.      Komputer dan Laptop

-          Mengontrol kondisi fisik komputer dan laptop

-          Melakukan perbaikan jika kondisinya mengalami kerusakan, setelah mendapat persetujuan dari PPK.

-          Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan

-          Melakukan update web baik berita dan jadwal sidang.

2.      AC

-          Melakukan perawatan AC secara rutin dan berkala.

-          Melakukan perbaikan AC yang mengalami kerusakan, setelah mendapat persetujuan dari PPK.

-          Melaporkan hasil perawatan / Perbaikan kepada pimpinan

3.      Meubel

-          Menata meubel pada masing-masing ruangan dan membuat daftar inventaris ruangan.

-          Segera melakukan perbaikan jika ada yang mengalami kerusakan setelah mendapatkan persetujuan dari PPK.

-          Melaporkan hasil penataan dan perbaikan kepada pimpinan.

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

IT

Petugas

IT

Petugas

IT

Petugas

IT

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

Petugas

Barang

Inventaris

10 Jam

1,5 Jam

2 Jam

1 Hari

15 Menit

3 Jam

30 Menit

2 Hari

10 Menit

30 menit

3 x setahun

2 hari

15 menit

1 jam

1,5 jam

15 menit

IV

SOP Pengelolaan perpustakaan

1.   Pengelola perpustakaan mengisi buku induk perpustakaan.

2.   Pengelola perpustakaan mencatat buku masuk kedalam buku klasifikasi dan buku induk.

3.   Memberi nomor pada buku dan membuat katalog buku.

4.   Pengelola perpustakaan membuat buku daftar peminjaman.

5.   Setiap pegawai yang meminjam buku supaya mengisi daftar peminjaman yang diketahui oleh pengelola perpustakaan.

6.   Buku yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan waktu yang tercantum pada daftar peminjaman atau diperpanjang kembali.

Pengelola

Perpustakaan

Pengelola

Perpustakaan

Pengelola

Perpustakaan

Pengelola

Perpustakaan

Pengelola

Perpustakaan

Pengelola

Perpustakaan

1 jam

3 jam

30 menit

30 menit

10 menit

10 menit

IV

SOP Penghapusan Barang Inventaris

1.      Pengajuan usul penetapan panitia kepada Ketua PA oleh Unit Penatausahaan Pengguna barang (UPPB).

2.      Ketua PA mengeluarkan Surat Keputusan Penetapan Panitia.

3.      Panitia bekerja meneliti dan mencatat serta menilai harga limit pada barang yang akan dihapus.

4.      Panitia mengusulkan permintaan rekomendasi ke PA dan PA menindaklanjuti usul tersebut ke KPKNL setempat untuk persetujuan penghapusan barang tersebut.

5.      Setelah mendapat rekomendasi dari KPKNL, UPPB mengajukan usul untuk penerbitan SK penghapusan dari Kepala Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung RI.

6.      Setelah SK dari BUA MARI terbit, panitia bekerjasama dengan KPKNL mengadakan lelang terbuka untuk penjualan barang inventaris tersebut.

7.      Hasil Penjualan lelang barang inventaris tersebut disetorkan ke kas negara.

8.      UPPB membuat laporan tentang pelaksanaan penghapusan barang inventaris tersebut ke BUA MARI.

9.      Panitia  melaporkan hasil penghapusan kepada petugas aplikasi BMN  untuk dimasukkan kedalam aplikasi SIMAK BMN sebagai barang yang telah dihapus.

Kasub umum

Pimpinan

Panitia

Penghapusan

Panitia

Penghapusan

Panitia

Penghapusan

Panitia

Penghapusan

Panitia

Penghapusan

Panitia

Penghapusan

Panitia

Penghapusan

2 Hari

1 Hari

2 Hari

5 Hari

30 Hari

6 Hari

2 Hari

15 Hari

15 menit